Van white-collar tot blue-collar: iedereen solliciteert via WhatsApp.

Elk jaar transformeert de Zomer van Antwerpen de koekenstad in één groot, bruisend cultuurfestival. Maar achter de schermen van deze grootschalige theater-, muziek- en filmvoorstellingen schuilt een gigantische HR-uitdaging: hoe rekruteer je op zeer korte tijd tientallen tijdelijke en vaste krachten, variërend van horecatalent en logistieke medewerkers tot technici en directieniveau? Algemeen directeur Koen Bollen blikt terug op de transitie van administratieve chaos naar een gestroomlijnd proces, aangedreven door de AI conversational WhatsApp-recruiter Marcel.

De administratieve chaos van de verspreide mailbox

“Vóór de komst van Marcel verliep onze rekrutering zoals bij zoveel organisaties: organisch, maar daardoor ook pijnlijk versnipperd,” begint Koen Bollen openhartig. “Vacatures werden online geplaatst met een e-mailadres aan het einde van de tekst. Kandidaten stuurden braaf hun CV en motivatiebrief op, maar daar begon de administratieve rollercoaster. De communicatie verliep volledig decentraal. De verantwoordelijken van productie, communicatie, logistiek en horeca beheerden allemaal hun eigen instroom en mailboxen. Het overzicht bewaren was op een gegeven moment gewoon een onmogelijke opgave.”

Om toch structuur aan te brengen, greep het team noodgedwongen naar handmatige oplossingen. Manueel werden er spreadsheets bijgehouden op een gedeelde schijf om kandidatenlijsten samen te stellen en up-to-date te houden. “Dat kostte niet alleen immens veel kostbare tijd, het zorgde er ook voor dat kandidaten soms veel te lang moesten wachten op een fatsoenlijk, gestructureerd antwoord. In een krappe arbeidsmarkt is dat dodelijk. Bovendien bracht het bewaren van al die losse CV’s in verschillende mailboxen de nodige GDPR-hoofdpijn met zich mee. We hadden dringend nood aan een gecentraliseerd, laagdrempelig en sluitend systeem.”

Die oplossing vonden ze in Matcher.jobs. Wat direct de aandacht trok, was de innovatieve WhatsApp-functionaliteit van hun AI-recruiter Marcel. “In onze sector moeten we ontzettend snel kunnen schakelen met kandidaten. WhatsApp is voor bijna iedereen de meest natuurlijke manier van communiceren, dus die laagdrempeligheid was een enorme troef. Maar de échte gamechanger was de integratie van de CFILytics® (Culture Fit Analytics). We trekken traditioneel enorm veel mensen aan die dolgraag voor de Zomer van Antwerpen willen werken. De passie is er wel, maar in het verleden bleek niet iedereen de juiste match te zijn voor de specifieke cultuur en dynamiek van ons festival. Marcel gaf ons de wetenschappelijke tool in handen om die match vooraf, aan de poort, objectief te screenen.”

Van knelpuntberoep tot het hoogste directieniveau

Vandaag de dag beheert Marcel een 11-tal verschillende rekruteringsflows voor het festival, en de resultaten spreken boekdelen. Tot op heden hebben maar liefst 908 kandidaten een volwaardig screeninggesprek gevoerd met de WhatsApp-recruiter. Wat Koen Bollen met name verbaast, is de enorme boost in spontane aanmeldingen. “Een derde van onze totale instroom, exact 282 kandidaten, kwam binnen via de open sollicitatie-flow die continu op de achtergrond openstaat. Dankzij Marcel hebben we het aantal open sollicitaties minstens verdubbeld ten opzichte van de oude e-mailmethode. Laten we eerlijk zijn: via een statisch e-mailadres op een website hadden we deze driehonderd kandidaten simpelweg nooit bereikt.”

De massale digitale instroom vertaalde zich bovendien direct in harde, succesvolle aanwervingen op de werkvloer. Binnen de horeca-flow startten exact 15 medewerkers succesvol op, en verspreid over de andere flows werden er in totaal 25 vaste en tijdelijke krachten definitief aangenomen. Zelfs bij beruchte knelpuntberoepen bleek de spoeling plots minder dun. “Neem nu de instroom van de specifieke profielen voor de ‘opbouw van podia’, een groep die traditioneel ontzettend moeilijk te vinden en te screenen is. Marcel leverde ons daar een poule op van 25 kandidaten, waarvan er na de screening 5 kwalitatief zéér hoogwaardig bleken te zijn. Dat overtrof al onze verwachtingen.”

Het absolute paradepaardje van het project was echter een rekrutering aan de andere kant van het spectrum: die naar Koens eigen opvolger. Het volledige selectietraject voor de nieuwe Algemeen directeur en Algemeen Coördinator van de Zomer van Antwerpen werd via Marcel geleid. Een gewaagde, innovatieve zet op directieniveau, die verrassend veel positieve feedback opleverde van sollicitanten uit het hogere management- en C-level segment.

Wetenschap versus laagdrempeligheid: white-collar versus blue-collar

Het grootschalige gebruik van Marcel legde een fascinerend psychologisch verschil bloot tussen de verschillende doelgroepen op de arbeidsmarkt. “Als je vooraf aan ons team had gevraagd wie het meest enthousiast zou zijn over een WhatsApp-chatbot, had iedereen waarschijnlijk op de operationele profielen ingezet,” lacht Bollen.

Volgens Bollen vonden de twee groepen hun gading in totaal verschillende aspecten van de tool, wat de veelzijdigheid van het platform bewijst. De blue-collar profielen prezen vooral de extreme laagdrempeligheid en het gebruiksgemak. Voor hen was het een verademing dat ze geen ingewikkelde online formulieren hoefden in te vullen, geen accounts hoefden aan te maken of formele motivatiebrieven hoefden te typen. Solliciteren werd gereduceerd tot mobiel chatten in een vertrouwde interface, tussen de dagelijkse WhatsApp-berichtjes door.

De white-collar profielen keken daarentegen veel verder dan enkel het chatgemak; zij zagen meteen de diepere, professionele meerwaarde van het CFILytics®-assessment. Waar zij de mobiele aanpak efficiënt vonden, raakten ze écht gecharmeerd door de wetenschappelijke onderbouwing van de vragen. Topmanagers gaven tijdens hun latere gesprekken aan dat het assessment ‘volkomen logisch’ en uiterst professioneel aanvoelde. “Voor een nieuwe Algemeen directeur geeft het een enorm gevoel van zekerheid om te weten dat je voor meer dan 90% matcht met de normen, waarden en cultuur van je toekomstige organisatie,” legt Bollen uit. “En dat niet op basis van een buikgevoel, maar gestuurd door een betrouwbaar, wetenschappelijk algoritme. Dat tilt modern rekruteren naar een superieur niveau.”

Een ander groot pluspunt bleek de automatische filtering. Kandidaten die gaandeweg merkten dat de job of de cultuur toch niet bij hen aansloot, maakten de chatflow simpelweg niet af. Dit zorgde voor een gezonde, natuurlijke selectie aan de poort. Het HR-team hoefde hierdoor geen kostbare tijd te verliezen aan handmatige pre-screenings of telefoontjes met niet-relevante kandidaten.

Een absolute no-brainer voor de toekomst

Wanneer Koen Bollen gevraagd wordt om zijn ervaring met Marcel in één krachtige zin samen te vatten, hoeft hij geen seconde te twijfelen: “Het is zonder twijfel de meest efficiënte en laagdrempelige manier om bij ons te solliciteren. De allergrootste winst zit voor ons in het centraliseren van de kandidatenstroom en de enorme administratieve tijdsbesparing die we realiseren.” Voor organisaties, overheden of cultuurinstellingen die vandaag nog twijfelen om de stap te zetten, is zijn advies dan ook glashelder en resoluut: “Gewoon doen. Het is een absolute no-brainer.”

Niet alleen het product zelf, maar ook de organisatie achter Marcel kan op veel lof rekenen. Bollen blikt met grote bewondering terug op de samenwerking met het team achter het platform:

De Zomer van Antwerpen is dan ook geenszins van plan om de samenwerking af te bouwen, integendeel. Nu Marcel zijn sporen op de website ruimschoots heeft verdiend, wil de organisatie de tool in de toekomst nog actiever gaan inzetten op hun social media-kanalen. Het idee is om Marcel rechtstreeks te koppelen aan video’s, ‘stories’ en ‘reels’ op platformen zoals Instagram, Facebook en TikTok. Kandidaten kunnen dan met één simpele klik vanuit een sfeervolle video direct in een interactief rekruteringsgesprek op WhatsApp belanden.

“Mocht Marcel morgen onverhoopt verdwijnen, dan zouden we als festivalteam de centrale database, het heldere dashboard en de constante instroom van kwalitatieve kandidaten onmiddellijk missen,” besluit Bollen. “Marcel heeft bewezen dat vernieuwing en rekrutering hand in hand gaan, en is definitief een blijver in onze HR-strategie.”