Des cols blancs aux cols bleus : tout le monde postule via WhatsApp.

Chaque année, Zomer van Antwerpen transforme la ville en un grand festival culturel bouillonnant. Mais derrière les coulisses de ces spectacles de théâtre, de musique et de cinéma à grande échelle se cache un défi RH gigantesque : comment recruter en très peu de temps des dizaines de collaborateurs temporaires et permanents, des talents horeca et du personnel logistique jusqu’aux techniciens et au niveau de direction ? Le directeur général Koen Bollen revient sur la transition du chaos administratif vers un processus fluide, porté par Marcel, le recruteur IA conversationnel sur WhatsApp.

Le chaos administratif des boîtes mail dispersées

« Avant l’arrivée de Marcel, notre recrutement fonctionnait comme dans tant d’organisations : de manière organique, et donc douloureusement fragmentée », commence Koen Bollen sans détour. « Les offres étaient publiées en ligne avec une adresse e-mail en fin de texte. Les candidats envoyaient sagement leur CV et leur lettre de motivation, et c’est là que commençaient les montagnes russes administratives. La communication était totalement décentralisée. Les responsables production, communication, logistique et horeca géraient chacun leur propre flux et leurs propres boîtes mail. À un moment donné, garder une vue d’ensemble était tout simplement devenu impossible. »

Pour tenter d’y mettre de la structure, l’équipe s’est vue contrainte de recourir à des solutions manuelles. Des tableurs étaient tenus à la main sur un disque partagé pour composer les listes de candidats et les maintenir à jour. « Non seulement cela coûtait énormément de temps précieux, mais les candidats devaient parfois attendre bien trop longtemps une réponse correcte et structurée. Sur un marché du travail tendu, c’est fatal. De plus, conserver tous ces CV épars dans différentes boîtes mail nous valait les maux de tête RGPD que l’on imagine. Nous avions un besoin urgent d’un système centralisé, accessible et étanche. »

Cette solution, ils l’ont trouvée chez Matcher.jobs. Ce qui a immédiatement retenu leur attention, c’est la fonctionnalité WhatsApp innovante de son recruteur IA Marcel. « Dans notre secteur, nous devons pouvoir réagir extrêmement vite avec les candidats. Pour presque tout le monde, WhatsApp est la façon la plus naturelle de communiquer, donc cette accessibilité était un atout énorme. Mais le véritable game changer, c’était l’intégration de CFILytics® (Culture Fit Analytics). Traditionnellement, nous attirons énormément de personnes qui adoreraient travailler pour Zomer van Antwerpen. La passion est là, mais par le passé, tout le monde ne s’avérait pas être le bon match pour la culture et la dynamique spécifiques de notre festival. Marcel nous a donné l’outil scientifique pour évaluer ce match objectivement, en amont, dès l’entrée. »

Des métiers en pénurie au plus haut niveau de direction

Aujourd’hui, Marcel gère une onzaine de flows de recrutement différents pour le festival, et les résultats parlent d’eux-mêmes. À ce jour, pas moins de 908 candidats ont eu un entretien de screening complet avec le recruteur WhatsApp. Ce qui étonne particulièrement Koen Bollen, c’est l’énorme hausse des candidatures spontanées. « Un tiers de notre flux total, exactement 282 candidats, est arrivé via le flow de candidature ouverte qui tourne en continu en arrière-plan. Grâce à Marcel, nous avons au moins doublé le nombre de candidatures spontanées par rapport à l’ancienne méthode par e-mail. Soyons honnêtes : avec une adresse e-mail statique sur un site web, nous n’aurions tout simplement jamais atteint ces trois cents candidats. »

Ce flux numérique massif s’est en outre traduit directement en recrutements concrets et réussis sur le terrain. Dans le flow horeca, exactement 15 collaborateurs ont démarré avec succès, et sur l’ensemble des autres flows, 25 collaborateurs permanents et temporaires au total ont été définitivement engagés. Même pour les métiers en pénurie notoires, le vivier s’est soudain révélé moins maigre. « Prenez le flux des profils spécifiques pour le ‘montage de scènes’, un groupe traditionnellement très difficile à trouver et à évaluer. Marcel nous y a livré un vivier de 25 candidats, dont 5 se sont avérés de très haute qualité après screening. Cela a dépassé toutes nos attentes. »

Le véritable fleuron du projet fut toutefois un recrutement à l’autre bout du spectre : celui du propre successeur de Koen. L’intégralité du processus de sélection pour le nouveau directeur général et coordinateur général de Zomer van Antwerpen a été menée via Marcel. Un choix audacieux et innovant au niveau de la direction, qui a suscité étonnamment beaucoup de retours positifs de la part de candidats issus du management supérieur et du C-level.

Science versus accessibilité : cols blancs versus cols bleus

L’utilisation à grande échelle de Marcel a mis en lumière une différence psychologique fascinante entre les différents publics du marché du travail. « Si vous aviez demandé à notre équipe au préalable qui serait le plus enthousiaste face à un chatbot WhatsApp, tout le monde aurait probablement misé sur les profils opérationnels », rit Bollen.

Selon Bollen, les deux groupes ont trouvé leur compte dans des aspects totalement différents de l’outil, ce qui prouve la polyvalence de la plateforme. Les cols bleus ont surtout salué l’accessibilité extrême et la facilité d’utilisation. Pour eux, c’était un soulagement de ne pas devoir remplir de formulaires en ligne compliqués, créer de comptes ou taper des lettres de motivation formelles. Postuler se résumait à chatter sur mobile dans une interface familière, entre deux messages WhatsApp du quotidien.

Les cols blancs, en revanche, ont regardé bien au-delà du simple confort du chat ; ils ont tout de suite perçu la valeur ajoutée professionnelle, plus profonde, de l’assessment CFILytics®. S’ils ont trouvé l’approche mobile efficace, c’est le fondement scientifique des questions qui les a vraiment séduits. Lors de leurs entretiens ultérieurs, des top managers ont indiqué que l’assessment leur semblait ‘parfaitement logique’ et très professionnel. « Pour un nouveau directeur général, savoir que l’on matche à plus de 90 % avec les normes, les valeurs et la culture de sa future organisation procure un énorme sentiment de sécurité », explique Bollen. « Et cela non pas sur la base d’une intuition, mais guidé par un algorithme fiable et scientifique. Cela hisse le recrutement moderne à un niveau supérieur. »

Autre grand atout : le filtrage automatique. Les candidats qui réalisaient en cours de route que le job ou la culture ne leur correspondait finalement pas ne terminaient tout simplement pas le chatflow. Cela a créé une sélection saine et naturelle dès l’entrée. L’équipe RH n’a ainsi plus perdu de temps précieux en pré-screenings manuels ou en appels téléphoniques avec des candidats non pertinents.

Une évidence absolue pour l’avenir

Quand on demande à Koen Bollen de résumer son expérience avec Marcel en une phrase forte, il n’hésite pas une seconde : « C’est sans aucun doute la façon la plus efficace et la plus accessible de postuler chez nous. Pour nous, le plus grand gain réside dans la centralisation du flux de candidats et l’énorme gain de temps administratif que nous réalisons. » Pour les organisations, les pouvoirs publics ou les institutions culturelles qui hésitent encore aujourd’hui à franchir le pas, son conseil est limpide et résolu : « Foncez. C’est une évidence absolue. »

Le produit lui-même n’est pas le seul à récolter des éloges ; l’organisation derrière Marcel aussi. Bollen revient avec beaucoup d’admiration sur la collaboration avec l’équipe derrière la plateforme :

Zomer van Antwerpen n’a d’ailleurs aucune intention de réduire la collaboration, bien au contraire. Maintenant que Marcel a largement fait ses preuves sur le site web, l’organisation veut à l’avenir déployer l’outil encore plus activement sur ses canaux de médias sociaux. L’idée est de relier Marcel directement aux vidéos, ‘stories’ et ‘reels’ sur des plateformes comme Instagram, Facebook et TikTok. Les candidats pourront alors, d’un simple clic depuis une vidéo d’ambiance, atterrir directement dans une conversation de recrutement interactive sur WhatsApp.

« Si Marcel devait disparaître demain, en tant qu’équipe du festival, la base de données centrale, le tableau de bord clair et le flux constant de candidats de qualité nous manqueraient immédiatement », conclut Bollen. « Marcel a prouvé qu’innovation et recrutement vont de pair, et il s’est définitivement installé dans notre stratégie RH. »